Darf der Arbeitgeber E-Mails seiner Angestellten lesen?

Dürfen E-Mails vom Chef gelesen werden oder nicht? Darf ich meine geschäftliche E-Mail Adresse auch für private Zwecke nutzen? Wir geben euch in diesem Artikel die Antworten auf all jene Fragen.

Grundsätzlich darf eine geschäftliche E-Mail Adresse zu privaten Zwecken nicht verwendet werden. Die einzige Ausnahme ist eine schriftliche Erlaubnis des Arbeitgebers.

Du hast keine Erlaubnis, nutzt die geschäftliche E-Mail aber schon seit Jahren auch privat?

Dein Arbeitgeber muss die Einhaltung dieser Richtlinie auch regelmäßig überprüfen. Verabsäumt er diese Überprüfungen dann gilt dies wie eine Erlaubnis, diese doch privat nutzen zu dürfen.  Ein Arbeitergeber oder Chef darf E-Mails aber niemals einsehen, wenn diese als Privat gekennzeichnet sind. Egal ob er die private Benutzung erlaubt hat oder nicht.

Erlaubt der Arbeitgeber allerdings die private Nutzung, darf dieser die E-Mails seiner Mitarbeiter niemals einsehen.

Aber wie sollte man sich nun als Arbeitgeber oder Arbeitnehmer richtig verhalten? Wir beantworten euch die Frage aus beiden Sichten:

Richtiger Umgang mit E-Mails als Arbeitgeber:

Soll man die private Nutzung nun erlauben oder nicht? Aus meiner Sicht kommt dies stark auf das Unternehmen an. Grundsätzlich würde ich es nicht gestatten. Ich würde diesen Punkt aber aktiv mit den Mitarbeitern besprechen. Dem Mitarbeiter soll bewusst sein, dass du bei Bedarf Einsicht benötigst. Weiteres würde ich in einem Organisationshandbuch oder in den internen Richtlinien festhalten, dass sich alle Mitarbeiter einen E-Mail Ordner namens „Privat“ sich anlegen. Bei Einsicht wird (und darf) dieser Ordner nicht angegriffen, durchsucht oder kontrolliert.

In Einzelfällen kann man die private Nutzung natürlich jederzeit erlauben.

Richtiger Umgang mit E-Mails als Arbeitnehmer:

Auch hier ist unser Rat, ein Gespräch zu diesem Thema zu suchen. Offen mit dem Vorgesetzten anzusprechen ob die private Nutzung erlaub ist oder nicht. Auf jeden Fall das Ergebnis dieses Gespräches in einer Zusammenfassung per E-Mail schriftlich festhalten. Egal ob die private Nutzung erlaubt ist oder nicht, würde ich auch hier empfehlen einen Ordner namens „Privat“ zu erstellen. Alle E-Mails mit privaten Hintergründen sollte man dort ablegen. Alle E-Mails in diesem Ordner darf der Arbeitgeber niemals einsehen. Dies hat auch Vorteile wenn man das Unternehmen verlässt. Hier reicht es meist den Privatordner zu löschen. (Unternehmensrelevante E-Mails sind Eigentum der Firma. Ein Löschen dieser E-Mails ist strafbar!)

 Darf der Chef oder Arbeitgeber mein persönliches Kennwort haben?

In den meisten IT Systemen hat jeder Mitarbeiter einen eigenen Account, so auch eine eigene E-Mail Adresse und somit auch ein eigenes Kennwort. Auch ein IT Administrator hat keinen Zugriff auf personalisierte E-Mail Postfächer. Der Zugriff auf deine E-Mails ist nur mit deinem persönlichen Kennwort möglich. Vermeide dieses irgendjemanden weiterzugeben. Auch der Arbeitgeber sollte dies nicht einfordern. Verlangt er dies, halte dies auf jeden Fall in einer E-Mail fest. Dann muss nämlich der Arbeitgeber im Streitfall beweisen das er das Kennwort nicht „missbraucht“ hat.

Achtung: E-Mail als Beweismaterial vor Gericht ist ungültig wenn dies unrecht erworben wurde!

Was tun bei längeren Krankenständen / Urlaub eines Mitarbeiter, darf ich dann die E-Mails lesen?

In erster Linie muss versucht werden die Erlaubnis des Mitarbeiters einzuholen. Achte darauf dass dies auch beweisbar ist das du die Erlaubnis versucht hast einzuholen. Du darfst als Arbeitgeber nur dann Zugriff auf die E-Mails verschaffen, wenn es auch für das Tagesgeschäft notwendig ist oder sonst ein finanzieller Schaden entstehen würde.

Die sicherste Variante ist es natürlich die E-Mails Privat und Geschäftlich immer zu trennen. So verwende am besten für privaten E-Mail Verkehr auch immer eine private E-Mail Adresse. Eine E-Mail Adresse gibt es kostenfrei bei Anbieter wie GMX, Google Mail, Yahoo und vielen mehr. Die Überwachung dieser E-Mail Adressen als Arbeitgeber ist in jedem Fall strengstens verboten. (Ohne Ausnahme)

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